BUSINESS

Text:光田 さやか

Photo:小林 翔

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竹内 俊祐
株式会社ASNOVA 総務部 部長。2019年に株式会社ASNOVAに入社し、総務部の部長として社内規程・法務・ITインフラの管理等、幅広い業務に携わる。
口田 悠貴
総務部 係長。2021年、ASNOVA入社。機材センターや本社のインターネット関連を中心に業務を行う。
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新社内システム「Lark」導入で変わるASNOVAの情報土台づくり

情報が社員全員に行き届かない。システムが多すぎて、かえって非効率になっている。
急成長を遂げるASNOVAにおいて、こうした「小さな不便」を看過するわけにはいきませんでした。
そこで新たに社内へ導入したのが、オールインワンのSaaSシステム「Lark」です。社内外の連携を強化し、社員一人ひとりが自分で考えて行動できる環境をつくるためには強固な土台が必要であると考えました。
導入に踏み切るまでの葛藤、そして現在進行形で行われる社内変革の裏側を、総務部の竹内俊祐部長と口田悠貴係長に聞きました。

Text:光田 さやか

Photo:小林 翔


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竹内 俊祐
株式会社ASNOVA 総務部 部長。2019年に株式会社ASNOVAに入社し、総務部の部長として社内規程・法務・ITインフラの管理等、幅広い業務に携わる。
口田 悠貴
総務部 係長。2021年、ASNOVA入社。機材センターや本社のインターネット関連を中心に業務を行う。

「伝わらない・まとまらない」課題に直面。総務部一丸となって導入に挑む

Q.Lark導入の経緯を教えてください。

竹内:経営陣からLarkについての話を聞いたのがきっかけで、まずどんなシステムなのか自分で調べるところから始めましたが……正直なところ、最初はあまり乗り気ではありませんでした。既存のシステムを入れ替える手間もありますし、社員への説明や浸透の負担も想像できたので、「そもそも本当にやる必要があるのだろうか」とさえ思っていました。とはいえ、社内には情報コミュニケーションに関する課題を以前から持っていたので「せっかくなら挑戦してみよう」という気持ちに切り変えて取り組み始めました。

総務部 部長 竹内 俊祐さん

口田:私が強く感じていた課題は「ITシステムの多さによる情報の分断」でした。ASNOVAではIT化そのものは進んでいますが、業務を完了させるには複数のシステムを横断する必要がありました。たとえば、データはあるのにそれが一つのシステムにまとめられていないため、何かを参照したいときにはその都度別のアプリを立ち上げなくてはいけない……。それが心理的な手間になっていました。
Larkであれば1つのシステムで完結し、しかも一元管理ができるので、そこには大きな可能性を感じました。

総務部 係長 口田 悠貴さん

竹内:「社内コミュニケーション」についての課題も顕著でした。ASNOVAでは、全従業員にパソコンが支給されているわけではなく、それに伴い一部の社内システムを利用するためのアカウントを全ての従業員に付与できていませんでした。そのため、連絡はアカウントを持つ従業員にのみ送信され、「あとはそれぞれ周囲に伝えておいてください」というスタイルでした。全員にアカウントを付与するにはコストがかかるため、結果として情報が一部の人にしか届かない状況になっていました。当然ながら、情報が全従業員に本当に伝わっているのかという疑問が常にありましたが、私たちとしてもそれを確認する手段がありませんでした。こうして“情報格差”が生まれてしまっていたんです。

口田:まさにその通りで、情報が届かないと社内において孤立感を生み出してしまうだけでなく、会社への不信感にもなり得ます。だからこそ、「全員に確実に情報を届けられる仕組み」を構築したいという思いがありました。

Q. Lark導入によって、どんな未来を目指しているのでしょうか?

竹内:ただ情報のやりとりをスムーズにするだけでなく、「やりたい人がやれる」環境を整えることが、私たち総務部の役目だと思っています。従来はなにかのシステムやアプリが必要になると、外部に委託するのが一般的でしたが、今はノーコードで社内専用システムを自作できる時代です。自分たちの業務に合った仕組みを自分たちで作れるようになれば、社員の主体性も引き出せると考えました。
ASNOVAも今では150人を超える組織になってきた中で「やりたいのにやれる手段がない」という状況をなくしていきたいと思っています。Lark導入をきっかけに、使い心地に慣れていただきながら「Larkでこんなことができるといいな」と感じてもらえるといいですね。
 

口田:私はLarkを、データ分析の起点としても活用したいと考えています。今までは分散された情報をまとめるのに時間がかかりすぎていました。今後は、新たにデータを集めるというよりも、既存のデータを有効活用して戦略を立てるフェーズになっているのではないかと思っています。
また、Larkを使えば、社外との情報共有も可能です。取引先も含めてIT化を進めることで、ASNOVAが足場業界全体の変革を牽引していきたいと思っています。

変化を受け入れることが、自走型組織への土台づくりになる

Q. 実際にLarkをどのように活用していますか?

口田:私はタスク管理に活用しています。ASNOVAでは「この業務はこのシステムを使う」「申請はこのシステムで管理する」など、業務によってシステムがバラバラでした。これまではタスク管理のために別の表を作成し、その都度締め切り日を入力していたのですが、Larkでは通知の連携ができるので、毎日18時に「今日が締め切りのタスク」を自動でリマインドしています。一つのシステム内でタスクが完結するので異なるシステムを行き来する必要もなく、また私自身のタスク漏れもなくなり、業務がかなりスムーズになりました。

竹内:コミュニケーション面では、専門用語をポップアップで解説できる「Lingo」の機能がとても便利だと感じています。私たちが当たり前に使っている社内用語でも、新入社員や職種の違いによっては伝わらないことがあります。「この言葉はどんな意味で、なんのためにやっているのか」を知ることができるだけでも、ミスや齟齬を減らせると考えています。

Q. 社内の反応や導入時に行った工夫についてお聞かせください。

竹内:やはり最初は「なぜ変えるの?」「今のままで大丈夫ですよ」という声もありました。ですので、まずは一部の社員にLarkを体験してもらい、徐々に理解者を増やす作戦をとりました。また総務部では「Lark最優先」を合言葉に、Larkに関連する質問や疑問が寄せられれば他の業務を差し置いてでも優先的に対応し、社員が安心して使える体制を整えました。定期的にアンケートやLark勉強会なども実施し、これまでに80件以上の質問が寄せられています。それを掲示板のようにまとめて、全社に共有しています。
 

口田:竹内が言うように、僕も最初は懐疑的でした。でも「やらない理由」ではなく、「なぜやるのか」「なんのためにやるのか」をはっきりさせて、導入を進めました。既存システムも残す選択肢もありましたが、そこは「やるなら思いきってやる!」という思いでほとんどのシステムを解約する方針としました。その思いがあったからこそ、新しい便利さを体験できるようになったと思います。

Q. 既存からの脱却や変化を続けるASNOVAですが、今後なにか考えていることや、目指す組織像について教えてください。

竹内:来春ごろを目安に「Lark業務改善コンテスト」を実施予定です。「Larkを使って社内のこういう困りごとを解決したい!」「Larkならこれができるかもしれない!」と実感してもらうきっかけにしたいんです。
また、スマホやタブレットの導入も進め、どこでも業務ができる体制を整えたいと考えています。ASNOVA VIETNAMやQool Enviroとも円滑に連携し、言語の壁を越えた協働を目指したいですね。
 
口田:現在はまだ、わからないことは総務部に問い合わせがありますが、最終的には、部署単位で自走できるような環境にしたいです。こうしてLarkを使い続けていくことで、将来的には各部署にLarkに詳しい人が生まれ、その人を中心に新しい変化が生まれることになると思います。そうした社員たちが一体となることで「自走型組織」を目指すことができるのではないでしょうか。私たちも社員のみなさんと一緒に新たな社内システムを通じてその一歩を踏み出したいと思います。

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